Las herramientas utilizadas
No requiere la misma preparación utilizar un asistente para redactar correos que emplear un sistema de IA para seleccionar candidatos, evaluar personas o tomar decisiones relevantes.
ALFABETIZACIÓN EN IA Y AI ACT
Prepara a tu empresa para utilizar la IA de forma segura, útil y documentada
El artículo 4 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial establece que las organizaciones que utilizan sistemas de IA deben adoptar medidas para que las personas que trabajan con ellos dispongan de conocimientos adecuados.
En elfactoria analizamos cómo utiliza tu empresa la inteligencia artificial, diseñamos una formación adaptada, establecemos directrices claras y documentamos las medidas realizadas.
Formación presencial en Madrid y online para empresas de toda España.
REGLAMENTO EUROPEO DE IA
¿Qué establece realmente el artículo 4 del AI Act?
La norma no impone el mismo curso a todas las empresas ni exige que cada empleado obtenga un certificado oficial. Exige adoptar medidas de alfabetización en IA adecuadas a las herramientas utilizadas, las personas que trabajan con ellas y el contexto en el que se aplican.
La alfabetización en IA comprende los conocimientos y capacidades necesarios para utilizar sistemas de inteligencia artificial de manera informada, comprender sus oportunidades y reconocer sus riesgos, limitaciones y posibles daños.
Para determinar qué medidas son adecuadas, cada organización debe tener en cuenta aspectos como:
Las tareas realizadas
La formación debe relacionarse con el trabajo real: documentación, atención al cliente, análisis, marketing, recursos humanos, administración u otros procesos.
Los conocimientos de las personas
No todos los perfiles necesitan el mismo nivel de profundidad. La formación puede adaptarse a dirección, personal administrativo, equipos comerciales, responsables técnicos o usuarios ocasionales.
Los riesgos del uso
La empresa debe considerar cuestiones como errores, alucinaciones, sesgos, confidencialidad, protección de datos, propiedad intelectual y supervisión humana.
Por tanto, no se trata simplemente de enseñar a escribir prompts. Se trata de que las personas sepan cuándo utilizar la IA, cómo hacerlo, qué información no deben introducir y cuándo deben revisar o descartar sus resultados.
El artículo 4 se aplica a proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA y exige considerar los conocimientos, la experiencia, la formación, el contexto de uso y las personas potencialmente afectadas.
PLAZOS DEL AI ACT
La obligación de alfabetización en IA no comienza en agosto de 2026
Las medidas de alfabetización en IA son aplicables desde el 2 de febrero de 2025. Agosto de 2026 representa otro hito importante en la aplicación general y la supervisión del Reglamento.
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial entró en vigor el 1 de agosto de 2024 y establece un calendario progresivo de aplicación.
2 FEB 2025
Las obligaciones relativas a la alfabetización en IA comenzaron a aplicarse el 2 de febrero de 2025. Por tanto, una empresa que ya utiliza sistemas de inteligencia artificial debería haber empezado a valorar qué conocimientos, instrucciones y medidas necesita su personal.
AGO 2026
A partir de agosto de 2026 se completa una parte esencial de la aplicación del Reglamento y entran en funcionamiento sus mecanismos generales de supervisión y ejecución. La Comisión Europea sitúa el comienzo de las reglas de supervisión y aplicación del artículo 4 a partir del 3 de agosto de 2026.
No existe un periodo adicional general para esperar a que llegue una inspección. Las empresas que utilizan IA deberían revisar ahora qué medidas han adoptado y qué podrían acreditar.
EMPRESAS Y ORGANIZACIONES
¿Afecta también a una pyme que solo utiliza ChatGPT o Copilot?
El tamaño de la empresa no es el único criterio. Lo importante es si la organización utiliza sistemas de IA y en qué contexto los emplea.
Una pyme puede estar utilizando inteligencia artificial aunque no haya implantado un proyecto tecnológico complejo.
✓Redactar, resumir o traducir textos con ChatGPT, Copilot o Gemini.
✓Crear propuestas comerciales, contenidos o comunicaciones.
✓Analizar documentos, hojas de cálculo o bases de datos.
✓Automatizar respuestas de atención al cliente.
✓Utilizar asistentes integrados en herramientas de oficina.
✓Generar imágenes, presentaciones, código o documentación.
✓Clasificar candidatos, clientes, solicitudes o incidencias.
✓Incorporar IA a un chatbot, agente telefónico o sistema interno.
Cuando estas herramientas se utilizan dentro de la actividad empresarial, conviene establecer criterios de uso y preparar adecuadamente a las personas que trabajan con ellas.
No hace falta desarrollar una IA propia para quedar dentro del ámbito del artículo 4. Una organización también puede ser responsable del despliegue cuando utiliza sistemas proporcionados por terceros dentro de su actividad profesional.
FORMACIÓN POR PERFILES
No todos los empleados necesitan el mismo programa
Las medidas deben dirigirse a las personas que utilizan, gestionan, supervisan o toman decisiones apoyándose en sistemas de IA.
La empresa debe identificar quién interactúa realmente con la inteligencia artificial y qué nivel de conocimiento necesita.
Usuarios habituales
Personas que utilizan herramientas generativas para redactar, resumir, analizar información, crear contenidos o realizar tareas administrativas.
Necesitan conocer sus posibilidades, limitaciones, reglas internas y procedimientos de revisión.
Responsables de equipos
Personas que autorizan herramientas, asignan tareas o revisan trabajos generados con IA.
Necesitan comprender los riesgos, definir criterios y controlar que el uso sea adecuado.
Personal técnico
Personas que integran, configuran, automatizan o mantienen sistemas basados en IA.
Necesitan formación más profunda sobre funcionamiento, datos, seguridad, evaluación y supervisión.
Dirección y responsables de cumplimiento
Personas que deciden cómo se incorpora la IA a la empresa.
Necesitan una visión global sobre oportunidades, responsabilidades, gobierno interno y gestión de riesgos.
La Comisión Europea aclara que no existe una obligación general de examinar individualmente los conocimientos de cada empleado. Lo necesario es adoptar medidas que permitan alcanzar un nivel suficiente y adecuado al contexto.
MEDIDAS PROPORCIONADAS
¿Puede ser suficiente una formación impartida por la propia empresa?
Sí. El Reglamento no obliga con carácter general a contratar un curso externo ni establece una titulación oficial obligatoria.
Una sesión interna puede formar parte de las medidas de alfabetización, siempre que esté bien planteada, se adapte al uso real de la IA y cubra los conocimientos relevantes.
Por ejemplo, una pequeña empresa podría organizar una sesión interna sobre:
—Qué sistemas de IA utiliza.
—Para qué tareas están autorizados.
—Qué información no debe introducirse.
—Cómo detectar errores y alucinaciones.
—Cómo verificar los resultados.
—Cuándo es necesaria una revisión humana.
—Cómo proteger datos personales y documentación confidencial.
—A quién comunicar una duda o un incidente.
Sin embargo, limitarse a decir que “se habló de ChatGPT en una reunión” o pedir a la plantilla que lea las instrucciones de la herramienta puede ser insuficiente si no existe un contenido adaptado, unas reglas comprensibles y una aplicación real.
La Comisión no establece un formato único, pero indica que confiar exclusivamente en los manuales de las herramientas puede no resultar efectivo ni suficiente en muchos casos.
La cuestión no es si la formación es interna o externa. La cuestión es si resulta adecuada, útil, proporcional y demostrable.
EVIDENCIAS Y SEGUIMIENTO
¿Qué documentación conviene conservar?
El AI Act no establece un expediente universal ni una plantilla única, pero documentar las medidas adoptadas permite demostrar que la empresa ha actuado de forma responsable.
Cada organización deberá determinar qué nivel de documentación resulta razonable según su tamaño, sus herramientas y los riesgos de sus usos.
Un dossier básico puede incluir:
Inventario de herramientas y casos de uso
Qué herramientas se utilizan, quién las utiliza, con qué finalidad y qué tipo de información puede tratarse.
Evaluación inicial de necesidades
Qué conocimientos tienen las personas, qué riesgos existen y qué formación necesita cada perfil.
Política interna de uso de IA
Usos permitidos, usos restringidos, información que no debe introducirse, revisión de resultados y procedimiento ante incidencias.
Programa de formación
Objetivos, contenidos, duración, modalidad y perfiles destinatarios.
Registro de la actividad
Fecha, participantes, persona formadora, materiales utilizados y acreditación de asistencia o recepción.
Materiales entregados
Presentaciones, guías, ejercicios, instrucciones y ejemplos utilizados durante la formación.
Seguimiento y actualizaciones
Revisiones posteriores, nuevas herramientas incorporadas, cambios en los usos o formación de nuevas incorporaciones.
Esta documentación no constituye por sí misma una certificación oficial ni garantiza automáticamente el cumplimiento de todas las obligaciones que puedan afectar a la empresa. Su finalidad es organizar y acreditar las medidas de alfabetización realmente implantadas.
SIN ALARMISMO
El AI Act no impone un curso idéntico ni un certificado oficial para todas las empresas
La obligación existe, pero debe interpretarse de manera proporcionada y adaptada a cada organización.
No establece una duración universal
No existe una regla general que obligue a realizar un curso de un número determinado de horas.
No obliga a contratar un proveedor externo
La formación puede organizarse internamente cuando la empresa dispone de los conocimientos necesarios.
No exige un examen general para cada empleado
La Comisión ha aclarado que el artículo 4 no obliga a medir individualmente el conocimiento de IA de cada persona.
No crea un certificado oficial único
No existe un carnet europeo general de alfabetización en IA que todas las plantillas deban obtener.
No exige el mismo nivel a todas las personas
El contenido debe adaptarse a las herramientas, los conocimientos, los usos y los riesgos.
No se resuelve necesariamente con una charla genérica
Una sesión sin relación con las herramientas y procesos de la empresa puede no resultar suficiente ni aportar valor real.
El objetivo no es acumular diplomas. Es que las personas puedan utilizar la inteligencia artificial de forma informada y que la empresa pueda explicar qué medidas razonables ha implantado.
MÁS ALLÁ DE LA NORMA
El principal riesgo no empieza con una inspección
Muchas empresas ya utilizan IA sin saber exactamente cómo, dónde ni con qué información.
Antes de que exista un requerimiento administrativo, un uso descontrolado de la IA puede provocar problemas operativos y comerciales:
01Introducción de datos personales o información confidencial en herramientas no autorizadas.
02Decisiones apoyadas en respuestas incorrectas o inventadas.
03Envío a clientes de contenidos no verificados.
04Dependencia de herramientas que la empresa no ha evaluado.
05Uso desigual y poco eficiente entre departamentos.
06Dificultad para determinar responsabilidades.
07Pérdida de conocimiento cuando cada persona trabaja por su cuenta.
08Falta de criterios ante errores o incidentes.
Una política guardada en una carpeta no resuelve estos problemas. Las personas deben comprenderla y aplicarla en su trabajo cotidiano.
PROGRAMA DE ALFABETIZACIÓN EN IA
Transformamos una obligación difusa en un plan claro y aprovechable
No impartimos un curso genérico y desaparecemos. Primero entendemos cómo trabaja tu empresa y después diseñamos las medidas, la formación y la documentación necesarias.
Analizamos el uso actual
Identificamos herramientas, personas, tareas, conocimientos y posibles riesgos.
Diseñamos el programa
Definimos qué necesita aprender cada perfil y qué contenidos son realmente relevantes para la empresa.
Preparamos las directrices
Creamos una política y unas pautas de uso adaptadas a las herramientas y procesos identificados.
Impartimos la formación
Trabajamos conceptos, riesgos, buenas prácticas y ejercicios relacionados con el día a día del equipo.
Documentamos las medidas
Organizamos el programa, los materiales, los registros y las recomendaciones en un dossier coherente.
Planificamos el seguimiento
Establecemos cuándo revisar el programa y cómo incorporar nuevas herramientas, usos o personas.
El resultado es una empresa con criterios más claros, un equipo mejor preparado y una base documental que refleja las medidas realmente realizadas.
UNA SOLUCIÓN ADAPTADA
Formación, directrices y documentación en un mismo programa
El alcance se adapta al tamaño de la empresa, a sus herramientas y al nivel de riesgo de sus usos.
01Reunión inicial con dirección o responsables.
02Cuestionario sobre herramientas y usos.
03Inventario inicial de sistemas de IA.
04Identificación de perfiles que necesitan formación.
05Programa formativo personalizado.
06Sesiones generales o por departamentos.
07Casos prácticos aplicados al trabajo real.
08Política interna de uso de inteligencia artificial.
09Guía rápida para empleados.
10Registro de participantes y actividad.
11Materiales formativos.
12Informe de medidas realizadas.
13Recomendaciones de mejora.
14Plan de revisión y actualización.
elfactoria presta servicios tecnológicos, formativos y organizativos. Cuando una empresa necesite una interpretación jurídica específica, una auditoría legal o un pronunciamiento formal sobre cumplimiento normativo, el servicio puede coordinarse con sus asesores legales o especialistas en protección de datos.
MADRID Y TODA ESPAÑA
Formación presencial u online según las necesidades de tu empresa
Presencial en Madrid
Nos desplazamos a tu empresa para conocer su funcionamiento, resolver dudas directamente y trabajar con casos relacionados con su actividad.
Online en directo
Impartimos el programa por videoconferencia para empresas de toda España, manteniendo la interacción, los ejercicios y la adaptación a cada equipo.
Programa combinado
Realizamos el diagnóstico y parte de la formación de forma presencial, con sesiones posteriores online para profundizar, hacer seguimiento o formar a nuevas personas.
PREGUNTAS FRECUENTES
Preguntas frecuentes sobre alfabetización en IA y AI Act
¿Es obligatoria la formación en inteligencia artificial para los empleados?+
El artículo 4 obliga a los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA a adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en las personas que trabajan con ellos. Esto no significa que todas las empresas deban contratar el mismo curso. Las medidas deben adaptarse a los conocimientos de las personas, las herramientas utilizadas, el contexto y los riesgos. En muchos casos, la formación será una de las medidas principales.
¿Desde cuándo se aplica el artículo 4?+
Las obligaciones de alfabetización en IA comenzaron a aplicarse el 2 de febrero de 2025. Las reglas generales de supervisión y ejecución se aplican desde agosto de 2026.
¿Afecta a una pyme que utiliza ChatGPT?+
Puede afectarle si utiliza ChatGPT u otros sistemas de IA dentro de su actividad profesional. Las medidas necesarias dependerán de para qué se utiliza, qué información se trata, quién trabaja con la herramienta y qué consecuencias pueden tener sus resultados.
¿Deben formarse todos los empleados?+
No necesariamente con el mismo contenido. Deben identificarse las personas que utilizan, gestionan o supervisan sistemas de IA y adaptar las medidas a sus funciones y nivel de responsabilidad.
¿Puede impartir la formación una persona de la propia empresa?+
Sí. No existe una obligación general de contratar una empresa externa. La formación interna puede ser válida cuando quien la imparte dispone de conocimientos suficientes, el contenido está adaptado y la actividad queda razonablemente documentada.
¿Es suficiente entregar un manual o unas instrucciones?+
Depende del contexto. La Comisión Europea advierte de que limitarse a las instrucciones de la herramienta o pedir a las personas que las lean puede resultar ineficaz e insuficiente en muchos casos.
¿Existe una duración mínima obligatoria?+
No existe una duración general aplicable a todas las empresas. El alcance debe ser proporcional a las herramientas, los usos, los conocimientos de las personas y los riesgos.
¿Hay que realizar un examen?+
El artículo 4 no establece una obligación general de medir mediante examen el conocimiento individual de cada empleado. La organización sí debe procurar que las medidas permitan alcanzar un nivel suficiente de alfabetización.
¿Existe un certificado oficial de alfabetización en IA?+
No existe un certificado europeo único y obligatorio para todas las empresas y trabajadores. Una entidad formadora puede acreditar la participación en su programa, pero esa acreditación no debe presentarse como una certificación oficial de cumplimiento del AI Act.
¿Qué documentos debemos conservar?+
Aunque no existe un expediente universal, conviene conservar el programa, los materiales, las fechas, los participantes, las directrices internas, el inventario de herramientas y las revisiones realizadas.
¿Una charla de una hora puede ser suficiente?+
Podría serlo para usos muy limitados y de bajo riesgo si el contenido es adecuado, se acompaña de instrucciones claras y responde a las necesidades reales de las personas. En empresas con varios departamentos, usos sensibles o sistemas más complejos probablemente será necesario un programa más amplio.
¿elfactoria garantiza el cumplimiento legal del AI Act?+
elfactoria ayuda a analizar los usos, preparar directrices, impartir formación y documentar las medidas realizadas. No sustituye una auditoría jurídica ni emite una certificación oficial de cumplimiento. Cuando sea necesario, recomendamos validar los aspectos legales con los asesores de la empresa.
¿La formación debe actualizarse?+
Conviene revisarla cuando se incorporen nuevas herramientas, cambien los usos, entren nuevas personas, aparezcan riesgos diferentes o se produzcan modificaciones regulatorias relevantes.
¿La formación puede realizarse online?+
Sí. Puede impartirse online en directo para empresas de toda España o presencialmente en Madrid. Lo importante no es el canal, sino la adecuación del contenido, la participación y la documentación de la actividad.
EVALUACIÓN INICIAL
¿Sabes qué herramientas de IA utiliza realmente tu empresa?
Revisamos contigo cómo se está utilizando la inteligencia artificial, qué personas necesitan preparación y qué medidas tendría sentido implantar.
No necesitas empezar por un programa complejo. El primer paso es conocer la situación actual y definir un plan proporcionado.
Sin compromiso. Presencial en Madrid y online para empresas de toda España.